Chile: Pionero en Facturación Electrónica a nivel mundial

La factura electrónica se encuentra en pleno proceso de expansión en el mundo y Chile no podía quedar por fuera, más cuando hablamos de un intercambio de unos 40 mil millones de facturas en este formato y más de la mitad de éstas corresponden a Latinoamérica, que ya se ha convertido en la región más avanzada en este ámbito a nivel internacional.

En Latinoamérica utilizan la factura electrónica países como Brasil, Colombia, Argentina, Costa Rica, Guatemala y México. Chile fue el pionero a nivel mundial en implementar la facturación electrónica en 2003, pero lo hizo de forma voluntaria, mientras los demás países de la región la aplicaron con carácter obligatorio. Brasil alcanzó la mayor penetración de mercado, superior al 90%, a nivel internacional.

En Chile, más de la mitad de las facturas intercambiadas anualmente son electrónicas. Este fenómeno se ha dado porque los gobiernos han impulsado este sistema desde el inicio, obligando su implantación en muchos casos. El objetivo de esta medida es la reducción de la evasión de impuestos a través de comprobantes cuya emisión y validación ocurra casi en tiempo real.

La factura electrónica es uno de los proyectos centrales en el ámbito de simplificación tributaria de la Agenda Pro Crecimiento que el gobierno chileno viene impulsando. Tras su puesta en marcha, el Servicio de Impuestos Internos (SII) quiere masificar su uso con la utilización de la firma digital, proceso inciado en 2001.

La firma digital permite en la actualidad que se intercambien documentos electrónicos con la plena confianza de los usuarios, acerca de la identidad de los emisores y la integridad de los datos que contienen.  En el año 2003, el SII declaró la masificación de la factura electrónica para todos los contribuyentes. A partir de 2017, el uso exclusivo de la factura electrónica será obligatorio en Chile.

Seguridad: el aliado de la facturación

En Latinoamérica, la seguridad es un tema prioritario, por lo que se adoptan esquemas de firmas digitales, cuyas ventajas se ven en los procesos de facturación.  Otro aspecto positivo es que se reduce el tiempo del ciclo de pagos, lo que supone un aumento de la productividad y permitirá un envío puntual o incluso anticipado de los pagos. Esto hará que los proveedores reduzcan sus precios e incluso ofrezcan incentivos.

Al aumentar la seguridad, se adquieren una serie de condiciones que su versión clásica no tiene. Por ejemplo, el sello que emite, al ser generado por medio de tecnología digital, es único e irrepetible. Además, se ofrecen garantías de autenticidad e identidad del origen de la factura y de la integridad de su contenido: garantiza que nadie lo haya modificado.

Entre las peculiaridades de la facturación electrónica chilena está el hecho de contar con una firma digital, formada por un conjunto de caracteres encriptados que permiten al receptor verificar la autenticidad del origen o emisor de la factura, y la integridad del documento.

Fuente: Chilefactura.wordpress.com

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La Facturación Electrónica puede ser un buen negocio

Lentamente está avanzando el proceso de adopción del sistema de facturación electrónica por parte de las pequeñas y medianas empresas urbanas de nuestro país, que tienen hasta el 1 de agosto para sumarse al sistema.

Aunque muchas de estas compañías deberán adaptar algunos de sus sistemas y modelos de negocios para cumplir con la ley, los beneficios pueden convertir la obligación de emitir facturas electrónicas en uno de sus mejores negocios.

Luego de que la Ley 20.7272 de 2014 hiciera obligatorio para todas las empresas chilenas adoptar la facturación electrónica, se inició un proceso paulatino de adopción del nuevo sistema por parte de éstas, según un calendario establecido por el Servicio de Impuestos Internos. Las grandes compañías ya cumplieron con la normativa y ahora es el turno de las pequeñas y medianas empresas, emplazadas en sectores urbanos.

Según datos del Departamento de Atención y Asistencia de Contribuyentes del SII, hasta ahora solo 26, 1% del total organizaciones obligadas a emitir en formato electrónico para agosto de 2016 están inscritas en el sistema (31.272 empresas de un universo de 119.956).

Para las que aún no han hecho el cambio, Ricardo Pizarro, jefe de este departamento de SII, insta a iniciar pronto el proceso, “evaluando si necesitan adaptar sus sistemas y modelos de negocios, y también cuáles son sus necesidades, con el objetivo de encontrar la mejor solución de facturación electrónica para su empresa”.

En la práctica, las empresas deben decidir si adquirirán un software o bien, si optarán por la solución gratuita que ofrece el SII. “Actualmente, del total de pymes que facturan electrónicamente, 85% utiliza el sistema de facturación gratuito del SII y solo 15% usa un software propio y/o de mercado”, apunta Pizarro.

Muchos Beneficios

Sea cual fuese el sistema elegido, las ventajas que se pueden obtener de la adopción de la facturación electrónica son importantes.

Para Jaime Soto, secretario general de la Asociación Chilena de Empresas de Tecnologías de Información (ACTI), la facturación electrónica se puede transformar en un “excelente negocio para las compañías que la adoptan”.

La más evidente -señala- es el ahorro de tiempo y dinero en la realización de los procesos. “Operar con documentos tributarios electrónicos permite a los contribuyentes hacer importantes avances en sus procesos de negocio, ya que mejora la relación cliente/proveedor, permite diferir la declaración y pago del IVA hasta el 20 de cada mes cuando se realiza la declaración y pago por internet, y libera de algunas cargas tributarias”, apunta.

Asimismo, recuerda que los contribuyentes que emiten factura electrónica  no necesitan concurrir a las oficinas del SII a timbrar documentos, ya que la autorización de los folios se realiza vía internet, ahorrando tiempo, costos de traslado y evitando esperas.

Otras ventajas son el ahorro en costos de impresión, despacho y almacenamiento de documentos tributarios y la seguridad en los procesos, pues no solo elimina el riesgo de pérdida de facturas timbradas, sino que también permite verificar en línea la validez de los documentos. Coincide Aliosha Bertinit, gerente comercial de Paperless, empresa especialista en documentos electrónicos, al señalar que el principal beneficio del uso de las facturas electrónicas es el ahorro y la optimización de los procesos internos.

Sin embargo, asegura que – en el contexto de la optimización de procesos- los ahorros son mucho mayores, pues “se pueden conectar los sistemas de los clientes a través de la factura electrónica, de manera que, por ejemplo, se elimina la digitación y los procesos de aprobación/rechazo son directamente realizados en los sistemas. En este contexto, se traspasan los recuerdos a actividades que agregan mucho más valor a la operación”.

Problemas frecuentes

Con todo, el cambio al sistema de factura electrónica no siempre es simple, especialmente para las empresas más pequeñas.”Muchas veces el principal problema con el que se enfrentan las empresas para adoptar el sistema de facturas electrónicas es cultural. En este sentido – y afortunadamente es cada vez menos-, puede haber una resistencia al cambio de parte de las empresas y sus trabajadores, tal como sucedió desde el uso del fax al correo electrónico, por ejemplo”, ejemplifica el secretario general de ACTI.

A su juicio, las pymes son las más susceptibles de vivir estas problemáticas, ya que “muchas veces no cuentan con estructuras administrativas acordes para atender las nuevas obligaciones, así como también pueden no tener los recursos económicos que requiere la incorporación de hardware y software” adecuado.

Bertinit, a su vez, estima que las principales dificultades están determinadas por los cambios internos (procesos, sistémicos, etc.) que deben realizar los clientes para ajustarse a la factura electrónica.

Adicionalmente, advierte que es importante considerar que la elección de una solución de facturación electrónica (migración/cambio/reemplazo) “tiene un horizonte mínimo de 12 meses”.

Fuente: Chilefactura.cl

Más de 200 mil empresas chilenas facturan electronicamente

La factura electrónica se asienta en la sociedad chilena. Después de un año y medio de la puesta en marcha obligatoria de este sistema para las grandes corporaciones, el pasado mes enero se alcanzó la cifra de 210.467 empresas inscritas en el régimen digital. Es un dato del Servicio de Impuestos Internos (SII), que tiene previsto superar los 360.000 contribuyentes electrónicos a partir de 2017.

En Chile, la facturación electrónica es posible desde el año 2003. De hecho, fue el primer país de Latinoamérica en introducir esta tecnología. Sin embargo, el denominado Documento Tributario Electrónico (DTE) fue de carácter voluntario para las empresas hasta 2014, cuando el SII estableció un cronograma progresivo de adopción.

Actualmente, todas las grandes corporaciones de Chile emiten DTE de forma obligatoria. Además, a partir del 1 de agosto comenzarán a sumarse las pequeñas y medianas empresas. El objetivo es que en febrero de 2018 la factura electrónica se haya generalizado por completo en la sociedad chilena. Un reto que parece sencillo, teniendo en cuenta las cifras proporcionadas por el SII.

Hoy en día, de las más de 200.000 compañías que hacen factura electrónica, solo 11.709 están obligadas a ello. Las restantes se han sumado a esta tecnología de forma voluntaria. Y es que entre 2014 y 2015 el crecimiento que registró el DTE fue de un 66%. Este incremento se debe, sobre todo, a los beneficios que supone este sistema para las empresas: desde el ahorro de costos económicos, hasta una mayor optimización de las gestiones.

Pero las ventajas de la factura electrónica van más allá del mundo de los negocios. También el Sector Público se está beneficiando de esta tecnología, ya que perfecciona el control fiscal y reduce la evasión económica. Por eso, el modelo chileno se ha convertido en una referencia para otros países de todo el mundo.

Fuente: Chilefactura

Factura Electrónica vs. Factura Impresa

Dada la obligatoriedad de las empresas de contar con facturas electrónicas de manera progresiva es que no está demás recordar las diferencias que existen entre la factura tradicional y la electrónica. Por obvio que parezca la primera de las diferencias radica en el hecho de que la primera está impresa en papel foliado y timbrado. Por su parte la electrónica es un archivo computacional XML foliado y timbrado. Ambas tienen y cumplen exactamente la misma función.

El archivo XML es la factura, representada en códigos. Tiene la virtud de que puede ser enviado y recibido íntegro por diferentes sistemas computacionales administrativos además de enviarse a través de internet.

También puede convertirse en un archivo PDF que se puede imprimir.

Una factura electrónica puede ser representada de muchas formas diferentes, pero todas nacen de un mismo archivo XML y eso, se puede verificar buscando el folio y Rut en el sitio del SII.

Siempre dentro de las diferencias y ventajas que se suman con la factura electrónica radica el hecho de que si un cliente también factura electrónicamente la factura enviada por una u otra empresa llegará automáticamente a los registros del SII.

Los proveedores que emitan facturas electrónicas las pueden hacer llegar directamente al mail de sus clientes y, por ende, también directamente a los registros del SII. Desde esa casilla y de manera automática será extraída la factura y será incorporada al libro de compras.

Quienes facturen electrónicamente solo deben preocuparse de ingresar las facturas de compra tradicionales a su libro de compras, pues como ya mencionamos las electrónicas llegan de manera automática.

Los libros de compras y ventas se hacen en Excel y se suben o se envían al sitio Web del SII.

El timbraje de facturas y otros documentos electrónicos se realiza a través de Internet por lo que ya no será necesario ir personalmente a timbrar los documentos a alguna de las oficinas del SII.

Fuente: Chilefactura