Cloud: La Transformación Digital de las PYMEs ya comenzó

Si leemos la prensa tecnológica especializada, asistimos a conferencias sectoriales o recibimos mensajes de los proveedores TI, habremos observado que de un tiempo a esta parte todos utilizan de manera recurrente el concepto Transformación Digital. Se invita constantemente a las empresas a transformarse digitalmente como única vía para asegurar su competitividad en el escenario económico y social actual. Sin embargo, muchas Pymes no se sienten aludidas y piensan que “esas son cosas de grandes empresas”.

El problema es que tal y como se plantea frecuentemente, da la impresión de que se propone un cambio demasiado brusco y la utilización de tecnologías muy complejas. Estas dos apreciaciones hacen que numerosas empresas asuman que “la cosa digital” no va con ellas. Sin embargo, aunque no se hayan parado a pensar en ello, lo cierto es que las Pymes llevan ya muchos años inmersas en una transformación digital en la que el último hito es el nuevo paradigma Cloud. Una nueva etapa que brinda a todas las empresas, independientemente del tamaño, la posibilidad de acceder a recursos TI que antes difícilmente podían encajar en sus presupuestos.

En realidad, la transformación digital surgió en el mismo momento en que nació la informática, y se refiere como concepto a la forma en que se generan, almacenan e interrelacionan los datos. Desde que en los años 70-80 las empresas empezaron a informatizarse (implantación de aplicaciones, servidores…), no han parado de transformarse digitalmente. De manera que es un proceso continuo que, de vez en cuando, se acelera por el surgimiento de tecnologías disruptivas. Es el caso de Internet, cuya aparición hace 25 años modificó muchas operativas empresariales gracias a la facilidad de conexión remota que ofrecía, el email, la creación de páginas web como arma comercial, etc.

La irrupción del Cloud es la tercera ola de esa transformación digital y, como las anteriores, será surfeada, tarde o temprano, prácticamente por todas las empresas; porque está al alcance de todas, y porque sus muchos beneficios no pueden ser desaprovechados. La tecnología Cloud ha hecho posible el SaaS (Software as a Service), un modelo que democratiza el acceso a los programas de gestión empresarial mediante, simplemente, su consumo inmediato vía web y el pago de cuotas mensuales a modo de alquiler. Libera a las Pymes de la incertidumbre de hacer en bloque grandes desembolsos en software y en toda la infraestructura hardware vinculada a este.

El atractivo y el éxito del SaaS reside en su robustez tecnológica, que es consecuencia de la madurez actual de la tecnología Cloud, y en su capacidad para dar respuesta a los retos que ha planteado la crisis en el tejido empresarial; esto es, poder hacer las inversiones productivas que se requieren, pero en un escenario de presupuestos constreñidos e incertidumbre de mercado con cambios continuos en la demanda. Hoy en día queda poco margen para la improvisación. En esta nueva realidad, contar con un ERP para monitorizar y planificar cada una de las operativas es imprescindible si se quiere ser competitivo. El modelo SaaS permite pagar y utilizar solo las herramientas que se necesitan. Así los módulos básicos de gestión y contabilidad pueden ir completándose con otros, dependiendo del perfil de la empresa: producción, POS…

El Cloud está marcando esta tercera ola de la transformación digital en las empresas con la que, gracias al SaaS, las Pymes están dejando de tener recelos a hora de invertir en un ERP. Tienen en su mano tecnología avanzada para integrar la gestión de sus distintas áreas en una única solución, sabiendo de antemano su coste y su impacto en los presupuestos. En cualquier momento, pueden aumentar o reducir los puestos de usuarios y los módulos contratados. Justamente la flexibilidad que demandan los nuevos tiempos.

Fuente: Directivos&gerentes

Advertisements

El lado oscuro del comercio electrónico: la gestión del back-office

Hoy en día es inconcebible abrir una tienda física sin su correspondiente versión online. Es más, empieza a ser más habitual abrir una tienda online sin su réplica física. El eCommerce es un sector en plena efervescencia, la proliferación de nuevos comercios online es constante y, consecuentemente, la competencia es máxima. El objetivo de todos es encontrar ese punto diferencial que les permita sacar ventaja respecto a sus competidores.

El primer campo de batalla está en el front-end. Acertar en el diseño y la usabilidad de la tienda online facilitando su acceso desde cualquier dispositivo es fundamental para atraer potenciales clientes. Pero no basta con esto. La batalla definitiva se libra en el lado oscuro, es decir, en la gestión de todos los procesos que se ponen en marcha en cuanto un potencial cliente selecciona uno de los productos del catálogo para iniciar su compra.

Todo eso se cuece en el back-office, un entorno que el cliente desconoce, pero del que depende su plena satisfacción: que en todo momento conozca la disponibilidad de los productos que quiere, que le sea fácil realizar su pago, que la entrega cumpla los plazos fijados, cuanto más rápido mejor, y que lo que reciba se ajuste completamente a sus expectativas.

Para cumplir estas premisas, es necesario interrelacionar distintos procesos empresariales cuya complejidad desaconseja abordarlos manualmente, sobre todo a medida que el negocio va creciendo. Automatizarlos mediante una solución ERP (Enterprise Resource Planning) garantiza su orquestación y optimización.

El ERP como orquestador de procesos

Un ERP es un sistema que permite interconectar y gestionar diferentes áreas de la empresa, y cuya integración en una plataforma de comercio electrónico puede marcar esa diferencia que tanto buscan entre sí los eCommerce. Su concurso es determinante al abordar fases clave como el área financiera, la gestión de productos, de los pedidos, del stock o la logística. Veamos algunas aplicaciones concretas.

Uno de los aspectos que más inciden en la decisión de compra de los clientes es tener la máxima información sobre el producto a comprar, principalmente de puntos clave como son características, disponibilidad y precio. Son datos que residen en las bases de datos de la empresa y que pueden variar dependiendo de distintas circunstancias, como ofertas especiales, descuentos, etc. Vinculándolos a un ERP es posible actualizarlos automáticamente en el front-end para que el cliente siempre tenga a mano la última información disponible sobre el ítem que le interesa.

Informar claramente acerca de la disponibilidad del artículo elegido es fundamental. No hay nada más frustrante que realizar un proceso de compra y descubrir al final que no hay existencias. Por eso la gestión del stock es determinante. Trabajar con un ERP permite tener un contacto continuo con el almacén para mostrar en el catálogo de productos, en todo momento, información actualizada y ofrecer automáticamente cualquier cambio habido en el stock en tiempo real. Y no solo si es posible o no servir ese artículo, sino cuántas unidades quedan.

En este proceso, un ERP también impacta directamente en el negocio porque ayuda a no sobredimensionar el número de productos en el almacén ajustando la oferta a la demanda. De esta manera, se reducen gastos innecesarios en compra de mercancía y espacio físico.

A esto se suma una gestión completa de proveedores, activando en el sistema de altas e incorporando todos los aspectos relacionados con la cadena de suministro.

Evitar errores con costos económicos y de reputación

Una vez realizada la compra, integrar los pedidos en un ERP permite beneficiarse de sus herramientas para automatizar el proceso de facturación introduciéndolo también en el flujo financiero de la empresa. Sincronizados con las pasarelas de pago, estos programas cuentan con funciones avanzadas para gestionar el cobro.

La gestión del pedido comprende varias fases. Al expedir lo solicitado se puede generar de forma automática la guía de despacho de la venta y la factura, cuyo pago ya ha realizado el cliente, y al que se le remitirá con el envío o vía online, como se estipule. Una vez en el almacén, es crítico realizar correctamente, y en el mínimo tiempo, la preparación del pedido, su embalaje y el etiquetado con la dirección de envío para cumplir con las expectativas del cliente. Incorporar todos los datos de un pedido en un ERP evitará errores en estos procesos que pueden acarrear importantes costes operativos y, lo que es casi peor, reclamaciones y críticas que impacten negativamente en la reputación de la tienda online, poniendo en peligro su futuro.

Por último, no podemos olvidar las capacidades de Informes Avanzados y estadísticas de los ERPs más avanzados que permiten combinar datos de todos estos procesos para analizar múltiples aspectos encaminados a optimizarlos, aumentar la rentabilidad del negocio y, sobre todo, fidelizar a los clientes. Desde qué artículos son los más solicitados, qué precios proporcionan más margen o qué proveedores son los más eficaces, por ejemplo. Todos ellos son clave para gestionar eficientemente un negocio de eCommerce. Como vemos, la palabra clave es GESTIÓN y en esta, un ERP es el mejor aliado.

Fuente: Directivosygerentes

Oportunidades y desafíos de la PYME digital

Las herramientas de gestión digital pueden ser un tremendo aliado, no únicamente por su accesibilidad, sino también por su empatía con el medio actual y por la posibilidad que entregan de administrar la información.

Qué duda cabe. Las tecnologías de la información han cambiado la forma de trabajar y comunicarse; han transformado la manera de comprar, entretenerse y, en definitiva, de vivir. En Chile, la conectividad hoy supera el 70%, nada mal para un país en vías de desarrollo; aunque hay otros, como Finlandia, donde sobrepasa el 140%. Incluso, en la actualidad se habla de una revolución digital, donde el tamaño del sector de la economía de la información pasó a representar de un 3% a un 3,4% sobre el total de la economía chilena, el último año, según datos de la Fundación País Digital.

Así como es una tremenda oportunidad esta revolución digital, también conlleva grandes desafíos, especialmente para las pequeñas y medianas empresas, pymes que día a día buscan abrirse un espacio en cuanto a competitividad, productividad e innovación.

En ese sentido, las herramientas de gestión digital pueden ser un tremendo aliado, no únicamente por su accesibilidad, sino también por su empatía con el medio actual y por la posibilidad que entregan de administrar la información, activo clave que puede implicar importantes ventajas. Entre ellas, el mejoramiento de la eficiencia y administración o gestión corporativa, la reducción de costos operacionales y de producción, la toma de decisiones y la seguridad.

Al respecto, y a modo de ejemplo, según un estudio de Nucleus Research, por cada dólar que se invierte en un ERP se tiene un retorno de US$ 7.23.

Más aún, con un ERP 100% web la rentabilidad y competitividad de una empresa pueden aumentar en un 30% y en similar cifra disminuir sus costos en gestión administrativa.

Acortar brechas

Y de acuerdo a un reciente informe realizado por la consultora Price Waterhouse Coopers, la implementación de un ERP mejora la calidad de la información en un 65% de las empresas; reduce la necesidad de personal en el 35% de los casos; y disminuye los gastos en Tecnologías de la Información en aproximadamente el 20% de las implementaciones.

No obstante, para entrar de lleno al mundo digital es preciso acortar la brecha que aún existe, ya sea por grupo etario, por región, por tamaño de empresa o por recursos. Ese es otro gran desafío que implica el trabajo conjunto de entidades tanto públicas como privadas. Las primeras, entregando las condiciones necesarias, en lo relativo a normativas, infraestructura, cobertura, seguridad y fomento; las segundas, produciendo y promoviendo tecnologías capaces de apoyar los requerimientos de personas y empresas cada vez más empoderadas y conectadas.

Las pymes tienen que vencer sus barreras culturales en cuanto a la necesidad de modernizarse, tecnologizarse y entender que de ello sólo puede obtener beneficios; deben romper el mito de que la tecnología es cara o engorrosa; muy por el contrario.

En definitiva, tienen que tener la convicción de que la revolución digital es una oportunidad para ordenarse, modernizarse, ahorrar, optimizar su gestión y aumentar sus posibilidades de crecimiento.

Tips para PYMEs para rentabilizar sus clientes con un ERP

Está comprobado que la información que aportan los sistemas ERP permite optimizar la relación con los clientes, logrando el mejor precio posible o las mejores condiciones comerciales.

Rentabilizar a los clientes es sin duda una de las tareas más complicadas de todo el proceso comercial. Para lograrlo no solo hay que conocer los costes con los que se trabaja, sino que es necesario aplicar los márgenes justos y respetar los precios pactados con cada cliente, sin cometer errores.

Respetar las condiciones pactadas y los acuerdos firmados son también elementos que ayudan en la relación con los clientes. Los responsables de la empresa Datisa dicen que, una relación de confianza con los clientes se basa en el respeto de lo acordado y en la garantía de la información que se intercambian.

La firma de ERP publica 5 recomendaciones para aprovechar el potencial que presentan los aplicativos de gestión empresarial para ayudar a las pymes a fidelizar y rentabilizar a sus clientes.

  • Estructurar los precios de costos directos e indirectos. Con ello será posible calcular el precio final recomendado, el precio medio y los márgenes más ajustados. A los clientes se les presentarán productos y/o servicios con una propuesta económica acorde a las condiciones del bien. Mientras que, en el mercado, la compañía podrá competir en base a la estrategia que se haya marcado con precios competitivos.
  • Automatización de las tarifas y cálculo de los precios. Establecer las tarifas con y sin impuestos y facilitar el cálculo de los precios, de manera automática, primero ahorra tiempo en el proceso de una tarea de escaso valor y, segundo, permite redirigir recursos a otras áreas y entornos en los que se podría necesitar hacer más foco. La seguridad del dato, es otro elemento clave en este punto. La automatización de este proceso, minimiza la posibilidad de cometer errores.
  • Condiciones comerciales. No sólo es importante determinar qué condiciones comerciales primaran en la relación de unos clientes u otros, sino que, además, es necesario, poder garantizar SIEMPRE el cumplimiento de las condiciones acordadas. Un ERP facilita la información en tiempo real, actualizada y consolidada, no solo sobre las condiciones óptimas que deben acompañar a cada operaqción, en función de criterios como: clientes riesgozos, clientes preferentes, clientes de pronto pago, clientes con requerimientos especiales, etc. Además se encarga de recordar las condiciones pactadas para evitar descuidos o confusiones.
  • Trazabilidad en el ciclo comercial con el cliente. Conocer el proceso de principio a fin ayuda a prevenir posibles incidencias y, sobre todo, a corregir cualquier problema que haya podido surgir en cualquiera de las fases del ciclo comercial con el cliente. Tener siempre disponible la respuesta adecuada, primero facilita la solución y, segundo, proyecta sobre el cliente una imagen corporativa de confianza y seguridad.
  • Acceso a listados e informes. Cualquier movimiento relevante en el área comercial debe ser recogido y analizado para poder establecer métricas futuras que permitan proteger la relación con los clientes.

Isabel Pomar, directora comercial de Datisa dice que “rentabilizar a un cliente no es tan fácil, no hay que perder de vista el margen. Además una buena relación comercial ayuda a mantener una relación de larga duración entre cliente y proveedor, en la que debe primar la confianza y el respeto. Pero, también, mostrar conocimiento sobre lo que necesita y presentar propuestas con precios adecuados, transmitir seguridad en los procesos y facilitar toda la información sobre cualquier operación realizada, son parámetros que también suman.”

Fuente: Directivosygerentes